Simplificar la gestió de costos de viatge
L’objectiu de Captio és reduir la complexitat i els costos del procés de gestió de despeses de viatge, i per això ha creat una solució que permet gestionar de principi a fi tot el procés sobre una mateixa plataforma.
Tot comença amb l’entrada de despeses. L’App de Captio per a smartphones permet capturar els tiquets de despesa amb el mòbil amb garanties legals, permetent prescindir del justificant en paper. L’aplicació llegeix automàticament les dades de la foto del tiquet, no cal teclejar, per la qual cosa s’agilitza l’entrada d’informació. Les despeses poden ser categoritzades segons els camps definits per cada organització. Captio també permet reportar el quilometratge, manualment o utilitzant Google Maps, gestionar dietes d’empresa o importar les despeses realitzades amb targeta d’empresa.
Per a l’equip encarregat de la supervisió, aprovació i administració de les despeses les tasques també es simplifiquen. Captio permet generar informes i comprovar que les despeses s’adeqüen a les polítiques de l’organització. Les notes de despeses s’aproven o rebutgen en un flux automatitzat que implica totes les figures implicades en el procés. L’aplicació permet també generar informes i anàlisi de les despeses de tot l’equip, i assignar cada despesa concreta a un centre de cost. Gràcies a l’automatització i simplificació del procés, unit a les eines d’anàlisi, Captio aconsegueix facilitar el control i evitar el frau.
Un dels punts destacats de la solució, i que justifica la seva implantació pel ràpid retorn de la inversió, és facilitar una major devolució de l’IVA a l’empresa. Captio agrupa les despeses per proveïdor, genera un informe amb els justificants homologats per l’AEAT i sol·licita les factures substitutives vàlides per a la devolució de l’IVA.
El procés es completa amb la integració de la solució amb altres eines de gestió de l’empresa com l’ERP, on les despeses poden ser comptabilitzades automàticament, el CRM o les plataformes corporatives de Business Intelligence / Analytics.
Aliança ABAST i Captio
ABAST aporta la seva àmplia experiència de més de 20 anys implantant solucions de gestió documental i més de 30 com a integrador i desenvolupador de solucions de negoci per adaptar la solució de Captio a les necessitats i característiques de cada organització. Els coneixements d’ABAST com a partner d’Oracle, Microsoft, SAP, IBM o Qlik li permeten abordar fàcilment la integració de Captio amb diferents ERPs i sistemes de Business Analytics. A més Captio pot integrar-se amb la suite de gestió documental desenvolupada per ABAST, SCAN_VISIO eDocument Suite, una solució homologada per l’AEAT per a la digitalització certificada de factures que permet automatitzar tant la gestió de factures de proveïdors com l’emissió d’e-factura a clients.
Captio se suma al complet portfoli de solucions pròpies i de tercers que ABAST ofereix dins la seva àrea de Gestió Documental i BPM, amb les que pot abordar qualsevol projecte d’automatització de processos basats en documents i ajudar les empreses a eliminar els costos associats als processos amb paper, i ser així més eficients i respectuosos amb el medi ambient.
