L’entitat Aragonesa de Serveis Telemàtics (AST) necessitava poder afrontar amb les majors garanties possibles les seves responsabilitats com a proveïdor principal davant els departaments del Govern d’Aragó per solucionar les seves necessitats en relació amb els serveis, sistemes i aplicacions per a la informació i les telecomunicacions. És per això que va apostar per la millora de la seva gestió interna, mitjançant l’aplicació de procediments, implantació d’eines de suport als mateixos i l’adequació dels seus recursos humans perseguint els objectius de millora contínua i reducció de riscos en la gestió.

Amb l’objectiu d’automatitzar els processos i millorar la gestió de la demanda i els projectes van decidir abordar un pla de millora basat en tres punts:

• • El desenvolupament i implantació d’un subsistema que gestionés les demandes per part del client i permetés gestionar el proces complet, des de la recepció de la petició fins l’enviament de la proposta al client, i l’execució del projecte en cas de ser acceptada, segons el procés implantat en l’organització i amb la corresponent parametrització de les plantilles ja existents.
• • El desenvolupament i implantació d’un subsistema que permetés visualitzar l’estat dels projectes, per aconseguir obtenir una panoràmica del seu estat i la relació entre ells, i poder prendre decisions i actuar sobre ells.
• • La implantació d’un subsistema de Gestió de Projectes que permetés introduir un entorn col·laboratiu, a través del qual es pogués aconseguir un coneixement més ajustat de l’evolució dels projectes i els recursos requerits.

Des de la unitat que s’ocupa de la generació dels informes per al control de la qualitat dels serveis a AST se’ns comenta: “Va arribar un moment en què per volum, per maduresa del procés, necessitàvem una eina que automatitzés el procés, facilités les comunicacions, i sobretot donés molta visibilitat a la informació que hi havia sobre demanda i projectes, i permetés la presa de decisions de manera global.“

Donades les demandes de cobertura que havia de tenir el producte a implantar, AST va decidir utilitzar l’eina HP Project & Portfolio Management (HP PPM), que complia amb tots els requeriments funcionals per desenvolupar aquests objectius i més s’integra perfectament amb altres solucions d’HP Software ja implantades en la gestió de l’entitat (HP Service Manager). Aquesta integració permetria tenir una visió global i homogènia de tota l’activitat desenvolupada per AST.

AST va treure a concurs públic el projecte d’implementació d’aquesta eina i l’adjudicatari per haver obtingut la major puntuació segons els criteris del plec, va ser Abast Systems, un gran especialista en les solucions d’HP Software. Abast Systems va ser el primer partner que HP Software va tenir a Espanya (des de l’any 1999) i actualment és l’únic acreditat com a HP Software Gold Business Partner.

El projecte s’ha inclòs en una de les actuacions del projecte “Centre de Coneixement sobre Serveis Públics Electrònics“, que compta per a la seva execució amb un ajut del Pla Avança del Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç, dins del seu programa Avança Continguts – Centres de Coneixements.

Tanmateix, a l’emmarcar-se dins de la línia “Serveis d’Administració Electrònica i Equipaments necessaris per a la seva prestació” inclosa en el programa operatiu FEDER ARAGON 2007-2013, el projecte és susceptible de cofinançament amb Fons FEDER en un 50%.