Per Jordi Magaña, Business Manager SGE
En els darrers anys, en plena era digital, l’automatització de processos s’ha convertit en una de les principals necessitats a cobrir a la majoria de les organitzacions, independentment de la seva mida o sector. Les empreses han hagut d’adaptar-se a aquestes noves tendències a mesura que les noves tecnologies van donant resposta a cadascuna de les necessitats, empenyent-les a canviar la seva manera de treballar.
Per descomptat, la gestió dels recursos humans no pot ser menys i també es pot beneficiar d’aquestes noves metodologies i dels nous sistemes automatitzats. L’automatització de processos com el de la selecció de personal, la gestió de nòmines, la formació de la plantilla, el desenvolupament de competències, l’avaluació de l’exercici i la retenció del talent, entre d’altres, ajuda a millorar aquests processos donan, al mateix temps, valor a la gestió de persones.
Cada cop són més les empreses que es troben amb la necessitat d’automatitzar tots aquells processos de Recursos Humans relacionats amb la gestió del personal. Per tant, augmenten la seva eficiència operativa, optimitzen processos i impulsen la consecució dels objectius de negoci, reduint costos i destinant temps a altres tasques més estratègiques.
En què consisteix l’automatització de processos de recursos humans?
L’automatització de processos en la gestió de recursos humans es refereix a l’adaptació i la implementació de les tecnologies necessàries per facilitar totes les gestions relacionades amb la gestió d’informació dels empleats i amb el processament de totes aquestes dades.
En què més et pot ajudar? En la introducció de dades que fins ara és manual, en les tasques més monòtones, en la redacció de documents que es facin de forma rutinària, en el seguiment de protocols, en les gestions més freqüents i reiterades en el temps… Estem parlant de procediments rutinaris que consumeixen molt de temps i no permeten que els professionals se centrin en una gestió més estratègica del capital humà.
La manera com les organitzacions gestionen el seu talent s’està transformant i ho està fent gràcies a l’automatització dels processos de la gestió dels Recursos Humans, influint sobre l’experiència tant dels seus empleats com la dels seus ocupadors i aconseguint que aquesta sigui òptima.
La importància de l’automatització de processos de RRHH. Quins són els avantatges?
El fet d’adoptar aquest tipus de solucions automatitzades per a la gestió dels Recursos Humans permet trobar, atraure, desenvolupar i retenir el talent que necessites per afrontar presents i futurs desafiaments. Vegem a continuació quins són els principals avantatges per a aquelles empreses que decideixen implementar i integrar aquestes tecnologies als seus sistemes.
L’automatització dels processos de recursos humans té un pes important durant tot el cicle de vida del personal empleat. El benefici més gran, doncs, és indiscutible: la millora de l’experiència de l’empleat. La simplificació i l’agilitat en els tràmits i la facilitat per gestionar les seves dades són només alguns dels elements que tenen un impacte directe i positiu sobre l’opinió de l’empleat respecte a l’organització, sobre la motivació i el sentiment de pertinença a aquesta.
També és evident la reducció de la càrrega de treball per als responsables del departament de Recursos Humans de l’empresa. Aquests professionals queden alliberats de fer de forma repetida certes tasques tedioses i monòtones, podent-se concentrar així en decisions més estratègiques i humanes, suposant a més un marge d’error humà menor.
També es veuen reduïts els costos a molts nivells, comportant un estalvi de temps valuós i diners en activitats que ara es podran gestionar automàticament.
A més, eliminant la necessitat de treballar amb processos manuals, augmenta l’agilitat en la gestió d’aquests processos com ara la selecció de personal, l’onboarding, el càlcul de nòmines, el control horari, el desenvolupament de competències, l’offboarding, etc. Això també suposa una disminució de la documentació física, evitant muntanyes i muntanyes de papers innecessàries.
D’altra banda, cal destacar que, inevitablement, la comunicació serà més fluida gràcies a la nova gestió de la comunicació interna, cosa que reforçarà la relació empleat-empresa. A més, les dades i documents estaran sempre actualitzats, essent així garantia de coherència i transparència.
Per tot això, és important automatitzar els processos de la gestió dels recursos humans, ja que cadascun d’aquests punts té repercussió en la consecució dels objectius fixats a nivell estratègic de cada negoci durant l’any i en la suma d’esforços per a la obtenció d’uns resultats determinats, que es veuen reflectits als nivells de productivitat.
Quins processos es poden automatitzar?
- Selecció de personal
S’optimitza el procés de reclutament i de selecció. Les plataformes de software avançades permeten millorar la recerca del talent: publiquen les ofertes de feina, analitzen els currículums, seleccionen els millors postulants que compleixen els requisits, comuniquen la resolució a cada candidat i a l’elegit, i gestionen la incorporació d’aquest últim. D’aquesta manera, s’eviten biaixos involuntaris, centrant-se objectivament en les seves habilitats i competències, i es millora la diversitat dins de la companyia.
- Gestió de la nòmina
La gestió de la nòmina és la tasca més propensa a ser automatitzada dins dels RRHH, guanyant eficiència en el seu càlcul. Aquest procés tan complex i important dins de l’organització ha deixat de ser un procés rutinari gràcies a les plataformes de gestió de nòmines, que permeten processar els pagaments als empleats automàticament, calcular les deduccions, les hores extra… i complir les normatives legals vigents. A més, facilita la integració amb l’àrea de comptabilitat, cosa que reforça la coherència de dades.
- Capacitació
L’automatització també ajuda a gestionar la capacitació de la plantilla a través de cursos i un pla de desenvolupament professional que s’adapta a les necessitats de cada empleat, fomentant així una cultura d’aprenentatge continu. Això es veu reflectit en una millora de les seves competències, coneixement i habilitats que repercutirà directament o indirectament sobre la productivitat. Concretament, les plataformes d’aprenentatge en línia (LMS) ofereixen la possibilitat i la flexibilitat de crear itineraris de formació personalitzats segons el perfil d’empleat i gestionar el progrés de cadascun de forma automatitzada.
- Evaluació de l’exercici
L’automatització també està revolucionant la manera com les organitzacions avaluen l’exercici dels seus empleats. Mitjançant un seguiment continu, d’informes sobre el seu rendiment o fins i tot mitjançant enquestes de satisfacció, es recopilen dades en temps real basades en mètriques d’absentisme, rotació, despeses, etc. La presa de decisions sobre augments salarials o promocions es basarà ara en dades objectives.
- Control horari
Un software per gestionar el temps que permet tenir un control total sobre les entrades i sortides de cada empleat de la plantilla. Una manera senzilla de comprovar els marcatges i complir amb la normativa legal.
- Signatura online
L’automatització del procés de signatura de documents per gestionar contractes, nòmines, ofertes i altres documents que requereixen la identificació i la signatura és possible gràcies a la signatura digital. Un procés molt més ràpid i alhora molt més segur.
Omne RH: la solució de nòmina en SaaS per a Dynamics 365
El nostre compromís és oferir als nostres clients les millors solucions dins de la suite de Microsoft perquè puguin gestionar els seus processos més crítics en un únic entorn. Considerem que el càlcul de nòmina és un procés prioritari per a tots els nostres clients i que cal que integrin als seus sistemes les millors solucions per mantenir tota la informació centralitzada i visualitzar les dades del seu negoci en temps real.
Per donar resposta a totes aquestes necessitats, comptem amb l’exclusiva solució de nòmina Omne RH de Grupo Castilla, l’única aplicació de nòmina 100% SaaS a Espanya desenvolupada en tecnologia Dynamics 365 Business Central de Microsoft. La implantació d’aquesta solució permet a les empreses que treballen amb l’ERP de D365 BC de Microsoft que es beneficiïn de la seva integració nativa amb els processos comptables. A més de la gestió de nòmina, Omne RH permet també optimitzar altres processos clau de negoci gràcies a la seva integració amb el software de registre horari i amb el Portal de la persona empleada (amb tecnologia Power Platform).
Aquesta solució permet mantenir el control i optimitzar els processos clau de Recursos Humans, amb garantia d’accessibilitat i seguretat. Com que és un producte homologat per Microsoft i disponible al seu AppSource, Omne RH està en constant actualització per complir qualsevol canvi normatiu i laboral de la legislació espanyola.
Conclusió
A Abast creiem que, per assolir l’èxit de la transformació digital de processos, els nostres clients també necessiten automatitzar els seus processos clau de Recursos Humans per millorar la gestió de les seves persones. D’aquesta manera, apostaran per una gestió eficient del càlcul de nòmina que cobrirà totes les necessitats i que donarà un impuls al seu negoci.
No dubtis en contactar-nos mitjançant el nostre formulari web o mira el webinar: Aumenta la eficiencia en Gestión de personas con Omne RH para Business Central si vols conèixer més en detall aquesta solució. Des d’Abast, juntament amb els consultors especialistes de Grupo Castilla, t’oferim un assessorament personalitzat perquè puguis aprofitar tots els beneficis d’Omne RH i optimitzar la gestió dels teus RRHH.