Per David González Praetorius,
Solutions Specialist Business Process Automation
L’arribada de la factura electrònica, que serà obligatòria per la Llei Crea y Crece, suposarà un repte que ha fet saltar les alarmes a moltes empreses que no saben ni tan sols com començar a abordar-ho. Per contra, hi ha un altre grup d’empreses que tenen clar que, per a elles, l’impacte en els seus sistemes serà petit i controlat i que, de fet, suposarà una millora en els processos. Quina diferència hi ha entre unes empreses i altres? La resposta és senzilla: el grau d’automatització del procés de comptes a pagar on es trobaran quan finalment comencin a rebre factures electròniques a través d’una plataforma, tal com indica la llei.
Evidentment, per a una empresa que estigui fent tot el tractament de les factures de proveïdors de forma manual, l’arribada de la factura electrònica suposarà un repte difícil d’assumir. Molt probablement, de fet, la manera d’abordar-lo serà deixar de banda la factura electrònica i treballar amb la imatge de la factura que li serveix de suport, afegint-hi més tasques manuals (descàrrega de factures, registrar els estats de la factura a la plataforma…) a un procés, ja de per si, força ineficient.
En canvi, per a una empresa que ja compta amb una solució automatitzada, l’arribada de la factura electrònica suposarà només haver d’ampliar els formats i els suports d’entrada de la factura per poder tractar els nous tipus de factura, mantenint inalterat la resta del procés. Aquesta modificació donarà peu a un nou aprofundiment en l’automatització del procés i un augment així d’eficiència d’aquest com a conseqüència que la qualitat de la dada serà més gran.
Des d’ABAST, amb les solucions d’automatització del procés de factures de proveïdors que distribuïm, podem donar resposta tant al primer tipus d’empreses, analitzant i implementant la solució automatitzada que millor s’adapti a les vostres necessitats, com al del segon tipus, adaptant-ne la solució automatitzada perquè pugui incorporar factures electròniques.
En què consisteix un procés automatitzat de Comptes a Pagar?
Quan una empresa rep una factura d’un proveïdor, es llancen una sèrie de tasques destinades a la comptabilització de la factura i, posteriorment, al pagament. Entremig, s’han desencadenat processos de registre de la factura, validacions, revisions, autoritzacions, etc.
Totes i cadascuna d’aquestes tasques, que tradicionalment es feien de manera manual, poden ser automatitzades i, de fet, el tractament de les factures de proveïdors continua sent el procés central per automatitzar en la transformació digital de l’empresa, encara que aquest tipus de solucions específiques van començar a comercialitzar-se a Espanya a principis del segle XXI. Des de llavors, la seva evolució ha estat constant, no només augmentant la ràtio de reconeixement automàtic, sinó tant afegint funcionalitats i facilitant la integració amb els ERP com fent més amigable i intuïtiu la interfície per a l’usuari.
Objectius de l’automatització de comptes a pagar
Quan una empresa decideix automatitzar el procés de factures de proveïdros, busca principalment dos objectius:
-
- La reducció de les despeses associades al tractament de la factura, mitjançant la millora de l’eficiència i de la qualitat.
- Assegurar-se d’un major control del procés “end to end”.
A més, la realitat ha demostrat que els beneficis derivats per a l’empresa van més enllà dels dos objectius bàsics. Per exemple, la implementació d’una solució automatitzada proporciona a l’empresa el coneixement i les eines per fer una reenginyeria de determinats processos interns com els fluxos d’aprovació de les factures, facilitant-ne l’estandardització i la normalització, millorant així el funcionament global de l’empresa.
Un altre d’aquests beneficis és preparar l’empresa per a l’assumpció de canvis tecnològics futurs, fent-la molt més sostenible i menys vulnerable. La introducció de la factura electrònica serà clarament un dels canvis tecnològics.
Implementació de la facturació electrònica amb Abast
A ABAST som especialistes en la implementació de solucions automatitzades de tractament de factures de proveïdors amb una trajectòria de més de 20 anys al sector. La nostra aliança estratègica amb el fabricant líder d’aquest tipus de solucions, Tungsten Automation (anteriorment KOFAX), ens assegura proporcionar als nostres clients les solucions més esteses i reconegudes del mercat alhora que les més innovadores i competitives.
Els serveis i solucions que distribuïm des de ABAST són vàlids per a qualsevol ERP del mercat. Independentment que s’utilitzi un ERP de fabricants com SAP, Oracle, Microsoft, SAGE… Incloent-hi desenvolupaments propis, el procés d’entrada de factures és automatitzable amb alguna de les solucions que podem proporcionar.
Aquestes solucions ja compten amb capacitats per al tractament de qualsevol format d’entrada de les factures (PDFs, paper, etc.), incloent-hi la factura electrònica, de manera que, davant l’obligatorietat de l’ús de la mateixa que imposarà la llei Crea y Crece , l’adaptació per a nous formats ja està prevista i tindrà un impacte reduït.
ABAST va ser una de les primeres empreses que va certificar una solució d’automatització de factures (SCAN_VISIO) a l’AEAT, de manera que permetia la destrucció del paper un cop escanejada la factura. Amb vista a l’arribada de la factura electrònica, s’ha afegit un nou component a la suite (SCAN_VISIO Invoice Connector) per automatitzar la descàrrega de les factures electròniques dels diferents portals d’intercanvi, afegint-hi nou valor a la solució.
Addicionalment, gràcies al nostre servei d’enregistrament de factures (ODAP), podem resoldre els problemes derivats del període de convivència de la factura tradicional (PDF i paper) i de la factura electrònica i fer que la transició d’un escenari a un altre sigui totalment transparent per a l’empresa.
D’altra banda, Tungsten Automation va incorporant tots els avenços tecnològics (Intel·ligència Artificial, Machine Learning, Natural Language Processing, etc.) a les solucions en un procés de millora contínua, fent que aquestes guanyin en eficiència de manera constant.
No esperis per automatitzar els processos
Finalment, cal no oblidar que l’arribada de la llei Crea y Crece suposarà un canvi en la manera com les empreses intercanviarem les factures. Però, independentment del format i de la manera com rebem les factures, aquestes hauran de continuar sent registrades, validades, aprovades, etc. És a dir, un cop rebuda la factura, la resta del procés continuarà sent el mateix, per la qual cosa automatitzar totes aquestes tasques no sols suposarà una millora en l’eficiència i la competitivitat, sinó que ens permet aprofitar la situació per deixar la nostra organització preparada per arribada de la factura electrònica obligatòria.
En resum, des d’ABAST us podem ajudar a preparar-vos per donar resposta a aquests reptes tant presents com futurs. Contacta amb nosaltres a través del nostre formulari web mentre esperem l’aprovació del desenvolupament reglamentari de la Llei Crea i Creix i abans que comencem a rebre factures electròniques, podem anar avançant amb l’automatització del procés, guanyant així eficiència i preparant-nos per a aquest moment, minimitzant l’impacte que suposarà.