Automatización de procesos financieros en SAP
Solucions Kofax Readsoft
Kofax ReadSoft Process Director
Kofax ReadSoft Process Director™ proporciona una plataforma única per administrar processos de negoci basats en documents i sol·licituds dins del seu sistema SAP.
Aquesta plataforma actua com a centre de control per a dirigir processos, de manera que la informació es pugui confrontar automàticament amb les dades mestres o amb les transaccions de SAP. D’aquesta manera és possible detectar ràpidament les discrepàncies entre dades i procedir a la seva correcció abans que les transaccions finalitzin en SAP. ReadSoft Process Director s’allotja dins de SAP, oferint la possibilitat de treballar amb l’entorn familiar de SAP o utilitzar una interfície web intuïtiva.
Combinat amb la solució de captura intel·ligent ReadSoft Invoices, ReadSoft Process Director forma part d’un paquet de productes que l’ajuda a automatitzar els seus processos financers i maximitzar la seva inversió en SAP.
Problemàtiques a les que dóna resposta
___________
- L’escassa visibilitat o control sobre els processos financers dificulta la possibilitat de mesurar l’eficàcia, gestionar el flux de caixa i avaluar els riscos.
- Processar manualment els documents i les sol·licituds fora de SAP és lent i procliu a errors.
- Arreglar transaccions dins de SAP és difícil. Resoldre errors, com invalidar transaccions de facturació, al final d’un procés en SAP és complicat i requereix molt de temps.
- La presència de diverses eines d’automatització afegeix una capa de complexitat. Si es fan servir aplicacions diferents per automatitzar diferents processos de negoci pot provocar que la informació no sigui consistent, que sigui necessari iniciar sessió diverses vegades i calgui mantenir i aprendre a fer servir massa aplicacions.
Avantatges
___________
- Una única solució per a molts processos.
Els operadors i usuaris de negoci utilitzen un únic punt d’entrada per a dur a terme moltes tasques diferents, i aconseguir un major control i transparència amb una visió general de tots els processos. - Detecta i resol els errors ràpidament.
Estalviï temps i esforç resolent els problemes en una etapa primerenca del procés. - Major senzillesa igual a major productivitat.
Gestioni fàcilment processos que són enutjosos en l’estàndard SAP i alliberi temps perquè el seu personal pugui centrar-se en tasques més gratificants, com avaluacions i seguiments dels processos. - Fàcil d’usar per a usuaris i no usuaris de SAP.
La capacitat per utilitzar una interfície web intuïtiva o treballar en el seu entorn familiar de SAP accelera l’adopció per part dels usuaris, el que desemboca en un millor compliment de la política i els procediments de la companyia. - Solució preconfigurada amb cost total de propietat reduït.
Aprofiti la seva infraestructura de SAP existent per aconseguir una ràpida implementació sense necessitat de modificar SAP, minimitzant les necessitats de formació i suport.
Característiques de la solució
___________
- Plataforma única.
Automatitzi els processos de forma unificada des de la compra fins al pagament, des de la comanda fins al cobrament, des del registre fins a l’informe final, així com tots els processos intermedis, amb assistència per integrar-los amb múltiples usos de SAP. - Gestió de documents extensible.
Accedeixi a al continguts indexats procedents de sistemes de gestió de continguts en relació amb el procés de negoci. - Connecti contingut dins de SAP.
Arxivi i enllaci documents adjunts, com imatges digitalitzades, amb qualsevol repositori de continguts compatible amb ArchiveLink. - Configuració senzilla.
Gestioni els seus processos específics amb una lògica omissió per dirigir processos basats en documents i impulsats per sol·licituds. - Estreta integració amb SAP.
Com a plataforma certificada per SAP, Process Director reutilitza la infraestructura, les interfícies estàndard i la lògica de SAP ja existents.
Cas d'èxit
Llegeix aquest cas d’èxit d’un projecte d’automatització de la gestió de factures de proveïdors i processos de comptes a pagar en entorn SAP dut a terme per ABAST amb solucions Kofax.
VELATIA optimitza els seus processos de comptes a pagar amb KOFAX i ABAST
Kofax ReadSoft Invoices
Kofax ReadSoft Invoices™ és una plataforma de reconeixement òptic de caràcters (OCR, per les sigles en anglès) i captura de dades que automatitza la digitalització, interpretació i arxiu de dades de factures. Tant si aquestes factures estan en paper com en format electrònic, ReadSoft Invoices extreu i valida la informació de forma intel·ligent, seguint unes regles predefinides. Les dades extretes es transfereixen als sistemes de la seva empresa, des d’on es pot accedir a ells durant tot el procés financer.
Problemàtiques a les que dóna resposta
___________
- La manca de visibilitat redueix el control.
Sense una única visió de totes les factures, els documents s’extravien, el que provoca pagaments duplicats. - Les tasques manuals alenteixen el processament.
Quan el procés és manual, els errors en l’entrada de dades i en la confrontació de sumes i línies d’articles són habituals i retarden les aprovacions dels pagaments. - Els retards en la introducció de les dades en l’ERP fa que tinguem una visió incompleta de la situació financera.
Les unitats de negoci no disposen d’informació actualitzada i els directors financers han d’endevinar quants diners necessiten per cobrir els pagaments a curt termini. - La classificació manual allarga el termini de processament.
Per a organitzacions amb diversos conjunts de regles de negoci, la classificació també contribueix als retards i els errors.
Avantatges
___________
- Allibera el personal perquè puguin realitzar tasques amb valor afegit.
Eliminar la tasca d’entrada de dades augmenta la productivitat i permet al personal ocupar-se de tasques més estratègiques. - Enforteix les relacions amb proveïdors.
La informació actualitzada augmenta els pagaments a temps i millora la comunicació. - Millora les estimacions financeres.
Un processament més veloç i una integració fluida amb el seu ERP proporcionen una visió més precisa de les compres i permeten una millor gestió de tresoreria. - Pista d’auditoria i visibilitat integrals.
Garanteix el compliment de la normativa i millora el control en disposar d’accés transparent al procés de facturació.
Característiques de la solució
___________
- Processament directe.
Les factures es transfereixen automàticament a Process Director o a altres aplicacions financeres. - Base de dades de processament de coneixements adaptativa que aprèn sola.
Millora contínuament en velocitat i precisió a mesura que aprèn a localitzar les dades en una factura, oferint més valor amb el pas del temps. - Classificació automàtica.
Compara amb dades importades de SAP per determinar el tipus de factura-despesa general o comanda de compra; factura o nota de crèdit. - Validació i confrontació de la comanda de compra.
Valida automàticament sumes i imports fiscals, i compara factures amb comandes de compra. - Captura de dades per línies d’articles.
Reconeix les dades de la línia d’article, fins i tot encara difereixi la longitud de les línies, no estiguin espaiades simètricament o procedeixin d’una factura amb diverses pàgines. - Suport integrat per variacions regionals.
Entre les configuracions específiques per país s’inclouen tipus fiscals, formats de dades, divises i conjunts de caràcters. - Integració certificada amb SAP.
