Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors
L’elevat cost d’una Gestió de Factures de Proveïdors manual
Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos.
Gartner Group va posar de manifest en un estudi que el personal dels departaments financers, Administració i Compres empren entre un 30% i un 40% del seu temps en gestions basades en processar manualment informació continguda en documents de paper.
El pagament a un proveïdor requereix haver realitzat un conjunt d’operacions prèvies. La seva recepció, registre i classificació, el seu repartiment, verificació i aprovació, comptabilització i arxivat … són tasques pròpies del processat de la Factura que impliquen un temps acumulat de mà d’obra d’entre 15 i 20 minuts de mitjana.
També hi ha costos addicionals com els que fan referència al material d’arxivat, fotocòpies, espai físic per a guardar documents en paper … que pugen a 2,5 euros per factura arxivada.
L’ús de la nostra solució SCAN_VISIO eFactura permet un estalvi aproximat del 65% dels costos per any.
Automatització de la Gestió de Factures de Proveïdors
El pagament a un proveïdor requereix la introducció de les dades de la factura, la seva codificació, verificació, aprovació, comptabilització, autorització de pagament i arxiu. Es tracta d’un procés que realitzat de forma manual pot durar dies o fins i tot setmanes i que suposa costos addicionals des del moment en què es reben les factures. A més l’entrada manual d’aquestes dades en el sistema pot donar lloc a errors des del primer moment.
Apostar per les solucions basades en la tecnologia de captura automàtica de dades i workflow de processos, pot suposar una diferència substancial en el recompte de resultats tenint en compte a més que aquest tipus de solucions estan dissenyades per integrar-se fàcilment i directament amb l’ERP de la seva empresa .
El podem ajudar a:
- Facilitar la revisió de les factures de proveïdor mitjançant un circuit d’aprovació digital sense necessitat que els documents en paper o format electrònic circulin per la seva aprovació i sense introducció manual de dades que poden ser obtinguts directament del document i enviats i / o comptabilitzats en el seu ERP.
- Capturar els albarans de lliurament, reconeixent dades com el nombre de expedició o client i conservant la imatge del document amb la signatura i segell del receptor, facilitant la consulta per part dels clients d’aquests documents via web.
- Extreure les dades escrites a mà, a màquina, en codi de barres o mitjançant marques, en formularis diversos com són els parts de treball, comandes de clients, albarans, enquestes, exàmens, …
- Digitalitzar documents i indexar-los de forma automàtica per facilitar la seva recerca i consulta, estalviant els costos del procés tradicional d’arxiu i consulta.
- Conservar còpies en format digital de documents altament transcendentals que en cas de pèrdua o deteriorament podrien representar un important inconvenient per a l’empresa (contractes, escriptures, avals, …)
La nostra solució: SCAN_VISIO eFactura
SCAN_VISIO eFactura juga un paper fonamental en l’optimització dels processos de negoci. S’ha consolidat com una de les millors solucions per millorar l’eficiència dels Departaments d’Administració i Finances, que gestionen diàriament un gran volum de Factures i altres documents.
La nostra solució permet:
- Controlar de forma detallada l’estat de qualsevol de les Factures de Proveïdors rebudes (qui la té, qui l’aprova, quantes factures hi ha circulant, com és la previsió de tresoreria …)
- Disposar d’un historial complet de tot el procés i la possibilitat de veure la imatge de la Factura en tot moment i lloc.
- Estalviar espai i temps de classificació, consulta, arxiu, evitant pèrdues.
- Conservació de les factures a llarg termini.
- Rapidesa en la gestió i l’accés.
Les Factures de Proveïdors són rebudes per diversos mitjans (Paper, eMail, XML …) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer i l’arxiu digital de les mateixes segons l’Ordre EHA/962/2007.
Gestió Electrònica Certificada de Factures de Proveïdors
Passos
1. Captura i reconeixement de dades de la factura
Des d’un lloc de digitalització, la factura en paper es transforma en un document electrònic a través d’un simple clic. SCAN_VISIO eCapture és capaç a més de reconèixer de forma intel·ligent i automatitzada totes les dades de la factura mitjançant el “plug in” OCR afegint al seu torn la signatura digital avançada del document (si així es requereix). També tracta i captura les dades de Factures rebudes ja en format electrònic com són Factures en PDF o XML format Facturae.
2. Indexació i arxiu electrònic
El document electrònic generat és arxivat perquè en el futur pugui ser consultat fàcilment a través de l’aplicació SCAN_VISIO web Viewer. Des del propi ERP del client es pot accedir a les imatges d’aquestes factures utilitzant connectors Apiweb.
3. 3. Workflow de verificació i aprovació de la factura
Al document Factura se li afegeix durant el procés d’aprovació informació de les dades relacionades a l’expedient, com albarans i dades comptables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permet gestionar el flux de verificació i aprovació de la factura de forma totalment electrònica a partir d’uns criteris preestablerts i parametritzables.
4. Comptabilització en l’ERP
Un cop realitzat tot el procés de verificació i aprovació es traspassen les dades comptables a l’àrea financera de l’ERP o Sistema Financer del Client.
Les Factures de Proveïdors són rebudes per diferents mitjans (paper, email, PDF, XML, Facturae …) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer del Client i l’arxiu digital de les mateixes segons l’ordre EHA/962/2007.
Solucions per a la gestió de factures
SCAN_VISIO SaaS
SCAN_VISIO SaaS és una solució cloud en modalitat de pagament per ús que li permet automatitzar els seus processos relacionats amb Factures de Proveïdors / Comptes a Pagar. El sistema extreu, interpreta i valida automàticament la informació de la Factura, i proporciona una interfície intuïtiva per verificar l’exactitud de les dades extretes per finalment exportar al seu sistema ERP i guardar les factures en un repositori al núvol on després poden ser fàcilment consultades.
Automatización de procesos financieros en SAP
Optimitzar processos financers com els de comptes a pagar amb solucions Kofax Readsoft certificades per SAP li permetrà impulsar la productivitat, reduir costos, augmentar la precisió i visibilitat de les dades i millorar les relacions amb proveïdors i clients.
SCAN_VISIO eDocument Suite
ABAST ha desenvolupat SCAN_VISIO eDocument Suite, una solució avançada i completa per a la Gestió Electrònica de documents que li permet gesionar i classificar els seus documents de paper o ofimàtics en format i arxiu digital.
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)
Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures de Proveïdors que arriben a les nostres organitzacions suposa un elevat consum de temps, diners i recursos. ABAST li ofereix ODAP, un servei externalitzat BPO per processar les seves Factures de Proveïdors i els seus Comptes a Pagar.
Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors
La gestió manual de les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos. La nostra solució per digitalització i arxiu, certificada per l’AEAT, permet automatitzar aquest procés i aconseguir un estalvi de costos de fins a un 65%.
Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública
La factura electrònica és la representació informàtica d’un document tributari generat electrònicament, que reemplaça a el document físic amb idèntic valor legal a aquest. Actualment es permet l’enviament de factures en format electrònic sense necessitat de signatura.