FEDA, empresa pública que produeix, importa, distribueix i comercialitza l’energia elèctrica d’Andorra, ha seleccionat la solució d’Esker implementada per Abast Solutions, per optimitzar l’enviament de forma automàtica del detall de factures des de SAP als seus clients, sumant un total de prop de 5.000 comunicacions a l’any. La solució ha permès al departament financer optimitzar els seus processos de facturació de clients i millorar en general la satisfacció del client que desitja obtenir en format electrònic o paper el detall del seu consum.
Situació inicial
Sent una companyia del sector energètic, FEDA valora molt la qualitat de la comunicació amb els seus clients. Tots els mesos, ells reben un rebut bancari amb un concepte corresponent a el de la seva factura de consum elèctric. Dels aproximadament 30.000 clients, FEDA rep unes 5.000 peticions d’informació detallada sobre aquest consum. Cada client té l’opció de rebre la informació en quatre canals diferents: per carta, correu electrònic, via web, o per sms. La intenció és que aquestes 5.000 peticions vagin en augment en un futur pròxim ja que s’ha convertit en un canal privilegiat de comunicació entre proveïdor i client.
La solució
Per donar satisfacció als seus clients les companyia necessitava una solució que amortitzés l’enviament de documents formatats des de SAP a través de diferents canals de comunicació. A més, també requeria que la solució s’integrés amb la seva aplicació SAP i amb la plataforma de correu electrònic Microsoft Exchange. Després d’haver avaluat diverses solucions, FEDA va seleccionar Esker DeliveryWare per la seva capacitat de gestió documental multi-canal i per la seva experiència en entorns SAP. Per implementar la solució, va seleccionar a ABAST Solutions, empresa catalana d’àmbit nacional pertanyent a Abast Grup i Partner certificat d’Esker, amb molta experiència en gestió documental en particular en implantacions amb tecnologia Esker.
“La facturació és un procés clau, especialment en una empresa amb milers de clients. L’enviament automatitzat de factures detallades amb la tecnologia d’Esker ens obre una via nova de comunicació amb el client, sense que suposi un treball enutjós en origen ja que totes les dades surten de SAP i es formaten i s’envien de forma automàtica. La satisfacció del client i del personal és altíssima, per això volem ampliar el nombre de sol·licituds al major nombre de clients possible”, comenta Daniel Fernández, Director de Sistemes d’Informació de FEDA.
Automatització i Integració dels enviaments
El projecte d’automatització documental es va realitzar en diferents fases progressives.En un primer moment, es va procedir a l’enviament de documents pre-formatats de SAP a través de fax i correu electrònic amb Esker DeliveryWare (EDW). La segona fase va tractar de la formatació i impressió en una impressora local, d’unes 1.000 factures al mes a partir d’una regla de negoci al servidor de EDW integrat amb SAP. La tercera fase del projecte cobreix el 100% de les peticions d’informació de facturació amb un volum aproximat de 5.000 documents al mes que es distribuiran a través de correu electrònic, carta convencional, web (via servidor FTP) i SMS.
Formatació de les factures detallades
Existeixen cinc formats dins de la factura detallada, el primer de tipus general, i els quatre restants corresponen a diferents casuístiques de l’emissió de factures de FEDA (Canvi de comptador, Canvi de tarifa, Gràfic de qualitat de serveis i Publicitat). D’aquesta forma el RDI (Raw Data Interfase) generat per SAP ha de proporcionar la informació necessària perquè la regla de EDW pugui discernir quin tipus de format, dels cinc existents, s’ha d’aplicar. Així, EDW dissenya una factura amb funcionalitats de distribució a través de cinc canals diferents: interfície web (ftp), Microsoft Exchange, Correu postal, Arxiu (Document Manager) o SMS.
Beneficis
Un dels principals avantatges ha estat l’eficiència i flexibilitat en els enviaments com a conseqüència de l’automatització, el que permet al departament de facturació ser més eficient i poder gestionar un major volum de documents. Gràcies a l’automatització de les factures detallades, FEDA ha millorat els seus processos de gestió de comptes de clients: qualitat i traçabilitat dels enviaments, així com estalvis econòmics i en temps. FEDA ha eliminat els seus processos de paper i la gestió manual, i ha optat per un procés totalment informàtic i automatitzat directament a partir de SAP.
Richard Escabias, Responsable de Projecte S.I. de FEDA, explica: “Amb Esker l’enviament de documents per email, correu, web o sms optimitza la gestió dels nostres processos, retalla les despeses generals i ens compromet amb el medi ambient al reduir el nostre consum de paper i altres consumibles. Gràcies a la tecnologia d’Esker estem evitant la tala de cinc arbres a l’any i l’emissió d’uns 768 quilos de CO2. A més, segons enquestes realitzades recentment, tant pels nostres empleats financers com els nostres clients estan encantats amb aquest projecte i amb la informació rebuda. Ha estat una iniciativa molt positiva.”
Sobre FEDA
Forces Elèctriques d’Andorra (FEDA) és una entitat pública creada per llei el 14 de gener de 1988, modificada el 18 de gener de 1991 i el 4 de novembre de 1993. L’estat andorrà és el propietari de la totalitat del seu capital. FEDA és l’encarregada de produir energia elèctrica aprofitant els recursos propis del país, i d’importar l’energia elèctrica necessària i de la distribució d’aquesta energía. FEDA s’ha consolidat com a empresa, ha crescut al ritme de l’activitat econòmica del país, i ha anat millorant any rere any la qualitat del servei elèctric.
Fins a la data, FEDA ha superat el repte de modernitzar totes les instal·lacions i al mateix temps gairebé triplicar l’energia disponible per al consum d’Andorra.
Més informació a www.feda.ad