Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
Las empresas cuya actividad principal es la gestión de proyectos se enfrentan a innumerables retos. Su operativa, naturaleza del trabajo, ciclo de vida del negocio y gestión de riesgos difieren en muchos aspectos significativos de aquellas que se dedican al comercio o a la prestación de servicios básicos. Por lo que cada vez se hace más necesario utilizar herramientas tecnológicas específicas que faciliten sus operaciones diarias.
Un entorno cambiante, clientes cada vez más exigentes, una mayor competencia y la búsqueda de la reducción de costes, entre otros factores, obligan a las organizaciones a buscar soluciones software que les ayuden a conseguir que sus proyectos sean más rentables y exitosos.
La competitividad de estas organizaciones está en juego y la tecnología juega un papel fundamental en este proceso de transformación digital inaplazable.
Problemática de la gestión de Proyectos en las Organizaciones
Las empresas que gestionan proyectos suelen afrontar diversas problemáticas en su día a día. Estas dificultades pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y la complejidad de los proyectos, pero algunas de las problemáticas comunes incluyen:
- Gestión de Recursos Ineficiente: Asignar y gestionar personas y materiales de manera eficiente puede ser un desafío. La falta de visibilidad sobre la disponibilidad y la carga de trabajo de los recursos puede llevar a no tener el rendimiento adecuado de los recursos de personal y equipos.
- Control de Costes: El seguimiento y control de los costes del proyecto es clave para garantizar la rentabilidad. Las organizaciones a menudo luchan por mantener los gastos dentro del presupuesto y pueden encontrarse con costes imprevistos.
- Controlar los Plazos: Cumplir con los plazos del proyecto es esencial para la satisfacción del cliente. La gestión de tiempos y recursos ineficiente puede llevar a retrasos, lo que afecta negativamente a la entrega del proyecto y a la posibilidad de tener que asumir penalizaciones.
- Comunicación y Colaboración: La comunicación deficiente o la falta de colaboración entre los miembros del equipo del proyecto pueden dar lugar a malentendidos, errores y retrasos en la ejecución.
- Tecnología Obsoleta: El uso de sistemas obsoletos o herramientas inadecuadas para la gestión de proyectos puede dificultar la eficiencia y la colaboración, provocando errores y falta de coordinación de los equipos.
- Gestión de Riesgos: Identificar, evaluar y gestionar los riesgos del proyecto es un desafío crítico constante. La falta de un enfoque adecuado para la gestión de riesgos puede llevar a imprevistos indeseados y a problemas durante la ejecución del proyecto.
- Análisis de la información: Obtener una visibilidad clara sobre el estado de los proyectos y la capacidad de generar informes precisos puede ser complicado, especialmente si se utilizan herramientas y sistemas obsoletos.
- Cumplimiento normativo: Cumplir con las regulaciones y los estándares de la industria es esencial en muchos sectores. La falta de cumplimiento puede dar lugar a sanciones y problemas legales.
- Evaluación de Desempeño: Evaluar el desempeño del equipo del proyecto y el éxito del proyecto en sí puede ser subjetivo y complicado sin las métricas y KPIs adecuados.
Para abordar estas problemáticas, muchas empresas están apostando por Dynamics 365 Project Operations, solución que Microsoft ha diseñado para la gestión de proyectos y que proporciona herramientas avanzadas para la planificación, ejecución y seguimiento de todo tipo de proyectos.
Además, adoptar buenas prácticas de gestión de proyectos y fomentar una cultura de colaboración y comunicación efectiva dentro del equipo son estrategias importantes para superar estos desafíos, y para ello la suite ofimática Microsoft 365, que se integra perfectamente con las herramientas de Microsoft Dynamcis, tiene un especial protagonismo.
Estrategias para impulsar el cambio con Dynamics 365 Project Operations
Las organizaciones maduras utilizan cinco estrategias clave para impulsar la innovación del modelo de negocio en la gestión de proyectos, donde Dynamics 365 Project Operations puede ser la herramienta clave para pilotar el cambio:
- Implementar la gestión adaptativa del ciclo de vida: Reinventar las operaciones empresariales en torno a datos procesables.
- Involucrar a los clientes: Inspirar la lealtad y la confianza del cliente con una experiencia de cliente perfecta.
- Empoderar al equipo: Proporcionar al equipo las herramientas adecuadas para personalizar el servicio, colaborando y compartiendo conocimientos e información relevante.
- Optimizar las finanzas del proyecto: Maximizar la rentabilidad con una gestión simplificada de las colas de facturación y la adición de transacciones.
- Transformar los servicios: Reducir el coste de la prestación de servicios, acelerar el tiempo de comercialización y generar nuevas fuentes de ingresos digitales con un nuevo conjunto de KPIs.
Descubre más sobre Dynamics 365 Project Operations, y no dudes en contactar con nosotros si quieres que uno de nuestros especialistas en soluciones empresariales de te muestren cómo simplificar y mejorar vuestra gestión de proyectos y sacar el máximo provecho a vuestras operaciones.