Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
Aunque muchas organizaciones han descubierto ya la gran potencia y versatilidad de esta solución de Microsoft, para muchas otras sigue siendo una gran desconocida, dándose el caso de que incluso empresas que tienen a su disposición Sharepoint oculto y sin utilizar dentro de su plan de Microsoft 365 no están aprovechando todo el potencial que les podría ofrecer. En este artículo queremos intentarte mostrar las ventajas que esta plataforma de colaboración puede proporcionar a tu organización, diferentes escenarios de uso, novedades y otras cosas que deberías conocer si estás pensando desplegar el uso de SharePoint en tu empresa.
¿Qué es Microsoft SharePoint y qué beneficios aporta?
SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial de Microsoft que se encuentra dentro de la suite de Microsoft 365. Esta solución ha revolucionado la colaboración en los equipos de las organizaciones, permitiéndoles compartir documentos, administrar contenidos, colaborar en proyectos y construir intranets personalizadas y seguras. De este modo, se fomenta el trabajo en equipo facilitando almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo y lugar.
Gran parte del potencial de SharePoint radica en su perfecta integración con Microsoft 365 y una amplia variedad de conectores de otros fabricantes. En este post, exploraremos por qué SharePoint se ha vuelto un imprescindible para la productividad empresarial.
El uso de Sharepoint aporta cinco beneficios clave a cualquier organización:
- Colaborativo: Equipos trabajando más juntos y en tiempo real.
- Accesible: Información al alcance de forma rápida y sencilla.
- En la Nube: Documentos disponibles para los usuarios desde cualquier ubicación y en cualquier momento.
- Seguro: Con características avanzadas de seguridad para la protección de datos.
- Integrable: Facilita la conexión con el resto de la plataforma Microsoft y otras soluciones de terceros.
Actualmente, más de 190 millones de usuarios de todo el mundo están utilizando SharePoint para gestionar sus intranets, documentación y contenidos empresariales. A continuación te contamos cuáles son los escenarios de uso más habituales para esta solución para que conozcas las posibilidades que puede ofrecer.
Casos de uso de SharePoint
- Intranet Corporativa:
- Extranet para Usuarios Externos:
- Gestor de Documentos
- Colaboración en Proyectos
- Formularios y Encuestas
- Centro de Recursos Corporativos
- Portal de Capacitación
Novedades en Microsoft SharePoint Online
Estas son algunas de las últimas novedades que ha lanzado Microsoft para mejorar esta plataforma de colaboración en la nube.
La primera es el lanzamiento este año de Viva Connections. Se trata de una aplicación integrada en Microsoft Teams que ofrece un punto de acceso personalizado al portal de SharePoint, donde se pueden encontrar noticias, eventos, comunidades, vídeos y otros contenidos relevantes para el trabajo. Viva Connections brinda la oportunidad de estar al día de lo que pasa en la empresa, participar en las conversaciones y acceder a los servicios que necesitas desde un solo lugar.
Otra novedad es la introducción de los espacios inmersivos, que permiten crear experiencias interactivas en 3D con realidad mixta. Los espacios inmersivos son páginas web de SharePoint que se pueden visualizar con dispositivos de realidad virtual o aumentada, como las gafas HoloLens. Con ellos, puedes crear escenarios virtuales para presentar productos, mostrar proyectos, realizar visitas guiadas o simular situaciones de aprendizaje. Los espacios inmersivos son una forma innovadora y divertida de comunicar y colaborar con tu equipo y tus clientes.
Otro punto sin duda a destacar es la mejora de las capacidades de búsqueda e inteligencia artificial, que facilitan el acceso y el análisis de la información. SharePoint Online cuenta con un motor de búsqueda inteligente que utiliza el aprendizaje automático para ofrecer resultados personalizados y relevantes según el contexto y el perfil del usuario. Además, incorpora funcionalidades como la búsqueda semántica, que permite encontrar documentos por su significado y no solo por sus palabras clave, o la búsqueda conversacional, que permite hacer consultas en lenguaje natural y obtener respuestas directas. Estas funcionalidades te ayudan a ahorrar tiempo y a encontrar lo que buscas de forma más fácil y rápida.
Aunque probablemente la novedad más esperada es la integración de Copilot con SharePoint. Esta integración fue anunciada por Microsoft en mayo de 2023, destacando la función que permitirá aprovechar el potencial de la inteligencia artificial para crear y editar sitios y páginas web en SharePoint a partir de documentos o presentaciones, con lo que podrás transformar tu contenido en una web atractiva y profesional con solo unos pocos clics.
Esperamos que toda esta información sobre SharePoint te haya parecido interesante. Si necesitas asesoramiento o ayuda con tu proyecto sobre SharePoint, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario web.