Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
La búsqueda constante de maneras de aumentar la productividad en las empresas sigue siendo una de las principales preocupaciones de los líderes empresariales en la actualidad. La tecnología desempeña un papel crucial en esta misión, y la implementación adecuada de herramientas tecnológicas puede marcar la diferencia.
Sin embargo, es importante recordar que la productividad no depende únicamente de las herramientas, sino también de cómo se integran en los procesos empresariales y cómo se utilizan. Además, la comunicación eficaz y la cultura corporativa desempeñan un papel importante en la mejora de la productividad.
Para lograr una efectiva implementación de nueva tecnología, es esencial seguir algunos pasos clave:
1. Identificación de necesidades: Antes de adoptar nuevas tecnologías, es fundamental comprender las necesidades específicas de la organización y conocer el perfil del equipo que va a utilizar esas soluciones. Esta información nos facilitará la posterior elección de las soluciones más convenientes.
2. Selección de herramientas adecuadas: Como hemos dicho, dependerá de las necesidades de cada organización, pero nuestra experiencia nos demuestra que Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365 son soluciones integrales que se adaptan perfectamente a los requerimientos de la mayoría de las empresas y contribuyen significativamente a mejorar su productividad. Dynamics 365 Business Central es un ERP que facilita la gestión de las tareas de diferentes áreas de la organización: finanzas, ventas, servicios, cadena de suministro, operaciones, proyectos, etc., así como herramientas de reporting e integración con soluciones de análisis de datos como Power BI. Por su parte, Microsoft 365 es una completa suite de herramientas de productividad y colaboración que ofrece aplicaciones como Microsoft Teams para videoconferencia y colaboración en línea, OneDrive para el almacenamiento en la nube, así como las conocidas herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint…) entre muchas otras.
3. Capacitación y formación: La formación de los empleados en estas herramientas es esencial para asegurar su uso eficiente. Esto les permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades.
Beneficios de la implementación de Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365
El incremento de la productividad puede verse reflejado en diversas áreas de la empresa y sus trabajadores, estos son algunos ejemplos:
Integración y automatización: Una de las ventajas de estas soluciones de Microsoft es su capacidad para integrarse entre sí y con otras aplicaciones. Esto evita la duplicación de datos y mejora la eficiencia. Por ejemplo, puedes integrar fácilmente el correo electrónico y el calendario con Dynamics 365 Business Central para una gestión más eficaz de los procesos empresariales.
Colaboración en Línea: Conseguimos fomentar la colaboración en línea utilizando herramientas como Microsoft Teams u otras similares. Estas facilitarán la comunicación y el trabajo en equipo, incluso en equipos que suelen trabajar en remoto, así como reducir la necesidad de viajar o trasladarse a la oficina.
Gestión de Proyectos y Tareas: Empleando el software de gestión de proyectos Microsoft Planner o Dynamics 365 Project Operations podremos organizar tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso de cada uno de los proyectos.
Almacenamiento en la Nube: Utiliza servicios de almacenamiento en la nube como OneDrive para acceder a archivos desde cualquier lugar y facilitar el intercambio de documentos.
Integración de Herramientas: Microsoft 365 y Dynamics 365 Business Central se integran entre sí para evitar la duplicación de datos y mejorar la eficiencia. Por ejemplo, la integración entre el correo electrónico y el calendario es muy beneficiosa. También es clave poder integrar las herramientas ofimáticas con la solución ERP corporativa.
Análisis de datos: Microsoft 365 ofrece herramientas como Excel y Power BI para analizar datos y tomar decisiones informadas. Esto es fundamental para mejorar la productividad y la toma de decisiones estratégicas.
Monitorización y Métricas: Realiza un seguimiento del uso de las herramientas y mide la productividad del equipo. Esto permitirá identificar áreas de mejora y optimizar los procesos.
Seguridad y actualización continua: Microsoft 365 incluye medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos de la empresa. Además, ambas soluciones se actualizan regularmente para mantenerse al día con las últimas tendencias tecnológicas y garantizar la seguridad.
Apoyo al bienestar de los empleados: Microsoft 365 y Dynamics 365 Business Central también pueden contribuir al equilibrio entre el trabajo y la vida personal, con opciones de programación flexible y herramientas para reducir el estrés.
En resumen, Microsoft 365 y Dynamics 365 Business Central ofrecen una gama de herramientas poderosas para aumentar la productividad de los equipos de trabajo. Desde la automatización de tareas repetitivas hasta la colaboración en línea y la gestión eficaz de proyectos, estas soluciones pueden desempeñar un papel crucial en el éxito de una organización en la era digital.
Los especialistas en soluciones empresariales de ABAST os pueden mostrar cómo ha mejorado la integración entre ambas soluciones y cómo sacar partido de las herramientas de productividad en los procesos de negocio gestionados por Business Central.