Por Jordi Magaña, Business Manager SGE
En los últimos años, en plena era digital, la automatización de procesos se ha convertido en una de las principales necesidades a cubrir en la mayoría de las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector. Las empresas han tenido que adaptarse a estas nuevas tendencias a medida que las nuevas tecnologías van dando respuesta a cada una de sus necesidades, empujándolas a cambiar su forma de trabajar.
Por supuesto, la gestión de los Recursos Humanos no puede ser menos y también puede beneficiarse de estas nuevas metodologías y de los nuevos sistemas automatizados. La automatización de procesos como el de la selección de personal, la gestión de nóminas, la formación de la plantilla, el desarrollo de competencias, la evaluación del desempeño y la retención del talento, entre otros, ayuda a mejorar dichos procesos dando, a la vez, más valor a la gestión de personas.
Cada vez son más las empresas que se encuentran con la necesidad de automatizar todos aquellos procesos de Recursos Humanos relacionados con la gestión del personal. En consecuencia, aumentan su eficiencia operativa, optimizan procesos e impulsan la consecución de los objetivos de negocio, reduciendo costes y destinando tiempo a otras tareas más estratégicas.
¿En qué consiste la automatización de procesos de Recursos Humanos?
La automatización de procesos en la gestión de Recursos Humanos se refiere a la adaptación e implementación de las tecnologías necesarias para facilitar todas las gestiones relacionadas con la gestión de información de los empleados y con el procesamiento de todos estos datos.
¿En qué más puede ayudarte? En la introducción de datos que hasta ahora está siendo manual, en las tareas más monótonas, en la redacción de documentos que se hagan de forma rutinaria, en el seguimiento de protocolos, en las gestiones más frecuentes y reiteradas en el tiempo… Estamos hablando de procedimientos rutinarios que consumen mucho tiempo y no permiten que los profesionales se centren en una gestión más estratégica del capital humano.
La forma en la que las organizaciones gestionan su talento se está transformando y lo está haciendo gracias a la automatización de los procesos de la gestión de los Recursos Humanos, influyendo sobre la experiencia tanto de sus empleados como la de sus empleadores y consiguiendo que ésta sea óptima.
La importancia de la automatización de procesos de RRHH. ¿Cuáles son sus ventajas?
El hecho de adoptar este tipo de soluciones automatizadas para la gestión de los Recursos Humanos permite encontrar, atraer, desarrollar y retener el talento que necesitas para afrontar presentes y futuros desafíos. Veamos a continuación cuales son las principales ventajas para aquellas empresas que deciden implementar e integrar estas tecnologías en sus sistemas.
La automatización de los procesos de Recursos Humanos tiene un peso importante durante todo el ciclo de vida del personal empleado. El mayor beneficio, pues, es indiscutible: la mejora de la experiencia del empleado. La simplificación y agilidad en los trámites y la facilidad para gestionar sus datos son solo algunos de los elementos que tienen un impacto directo y positivo sobre la opinión del empleado respecto a la organización, sobre su motivación y su sentimiento de pertenencia a ésta.
También es evidente la reducción de la carga de trabajo para los responsables del departamento de Recursos Humanos de la empresa. Estos profesionales quedan liberados de hacer de forma repetida ciertas tareas tediosas y monótonas, pudiéndose concentrar así en decisiones más estratégicas y humanas, suponiendo además un menor margen de error humano.
También se ven reducidos los costes a muchos niveles, conllevando un ahorro de tiempo valioso y dinero en actividades que ahora se podrán gestionar de forma automática.
Además, eliminando la necesidad de trabajar con procesos manuales, augmenta la agilidad en la gestión de dichos procesos como pueden ser la selección de personal, el onboarding, el cálculo de nóminas, el control horario, el desarrollo de competencias, el offboarding, etc. Esto también supone una disminución de la documentación física, evitando montañas y montañas de papeles innecesarias.
Por otro lado, cabe destacar que, inevitablemente, la comunicación será más fluida gracias a la nueva gestión de la comunicación interna, lo que reforzará la relación empleado-empresa. Además, los datos y documentos estarán siempre actualizados, siendo así garantía de coherencia y transparencia.
Por todo esto, es importante automatizar los procesos de la gestión de los Recursos Humanos, ya que cada uno de estos puntos tiene repercusión en la consecución de los objetivos fijados a nivel estratégico de cada negocio durante el año y en la suma de esfuerzos para la obtención de unos resultados determinados, que se ven reflejados en los niveles de productividad.
¿Qué procesos pueden automatizarse?
- Selección de personal
Se optimiza el proceso de reclutamiento y selección. Las plataformas de software avanzadas permiten mejorar la búsqueda del talento: publican las ofertas de empleo, analizan los currículos, seleccionan a los mejores postulantes que cumplen con los requisitos, comunican la resolución a cada candidato y al elegido, y gestionan la incorporación de este último. De esta forma, se evitan sesgos involuntarios, centrándose objetivamente en sus habilidades y competencias, y se mejora la diversidad dentro de la compañía.
- Gestión de la nómina
La gestión de la nómina viene a ser la tarea más propensa a ser automatizada dentro de los RRHH, ganando eficiencia en su cálculo. Este proceso tan complejo e importante dentro de la organización ha dejado de ser un proceso rutinario gracias a las plataformas de gestión de nóminas, que permiten procesar los pagos a los empleados automáticamente, calcular las deducciones, las horas extra… y cumplir con las normativas legales vigentes. Además, facilita la integración con el área de contabilidad, lo que refuerza la coherencia de datos.
- Capacitación
La automatización ayuda también a gestionar la capacitación de la plantilla a través de cursos y un plan de desarrollo profesional que se adapta a las necesidades de cada empleado, fomentando así una cultura de aprendizaje continuo. Esto se ve reflejado en una mejora de sus competencias, conocimiento y habilidades que repercutirá directa o indirectamente sobre la productividad. Concretamente, las plataformas de aprendizaje en línea (LMS) ofrecen la posibilidad y flexibilidad de crear itinerarios de formación personalizados según el perfil de empleado y gestionar el progreso de cada uno de forma automatizada.
- Evaluación del desempeño
La automatización también está revolucionando la manera en que las organizaciones evalúan el desempeño de sus empleados. A través de un seguimiento continuo, de informes sobre su rendimiento o incluso mediante encuestas de satisfacción, se recopilan datos en tiempo real basados en métricas de absentismo, rotación, gastos, etc. La toma de decisiones sobre aumentos salariales o promociones se basará ahora en datos objetivos.
- Control horario
Un software para gestionar el tiempo que permite tener un control total sobre las entradas y salidas de cada empleado de la plantilla. Una forma sencilla de comprobar los marcajes y cumplir con la normativa legal.
- Firma online
La automatización del proceso de firma de documentos para gestionar contratos, nóminas, ofertas y otros documentos que requieren la identificación y firma es posible gracias a la firma digital. Un proceso mucho más rápido y, a la vez, mucho más seguro.
Omne RH: la solución de nómina en SaaS para Dynamics 365
Nuestro compromiso es ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones dentro de la suite de Microsoft para que puedan gestionar sus procesos más críticos en un único entorno. Consideramos que el cálculo de nómina es un proceso prioritario para todos nuestros clientes y que es necesario que integren en sus sistemas las mejores soluciones para mantener toda la información centralizada y visualizar los datos de su negocio en tiempo real.
Para dar respuesta a todas estas necesidades, contamos con la exclusiva solución de nómina Omne RH de Grupo Castilla, la única aplicación de nómina 100% SaaS en España desarrollada en tecnología Dynamics 365 Business Central de Microsoft. La implantación de esta solución permite a las empresas que trabajan con el ERP de D365 BC de Microsoft que se beneficien de su integración nativa con los procesos contables. Además de la gestión de nómina, Omne RH permite también optimizar otros procesos clave de negocio gracias a su integración con el software de registro horario y con el Portal de la persona empleada (con tecnología Power Platform).
Esta solución permite mantener el control y optimizar los procesos clave de Recursos Humanos, con garantía de accesibilidad y seguridad. Al ser un producto homologado por Microsoft y disponible en su AppSource, Omne RH está en constante actualización para cumplir con cualquier cambio normativo y laboral de la legislación española.
Conclusión
En Abast creemos que, para alcanzar el éxito de la transformación digital de procesos, nuestros clientes necesitan automatizar también sus procesos clave de Recursos Humanos para una mejora en la gestión de sus personas. De esta forma, apostarán por una gestión eficiente del cálculo de nómina que cubrirá todas sus necesidades y que dará un impulso a su negocio.
No dudes en contactarnos a través de nuestro formulario web si quieres conocer más en detalle esta solución. Desde Abast, junto con los consultores especialistas de Grupo Castilla, te ofrecemos un asesoramiento personalizado para que puedas aprovechar todos los beneficios de Omne RH y optimizar la gestión de tus RRHH.