Por David González Praetorius,
Solutions Specialist Business Process Automation
La llegada de la factura electrónica, que será obligatoria por la Ley Crea y Crece, va a suponer un reto que ha hecho saltar las alarmas en muchas empresas que no saben ni siquiera cómo comenzar a abordarlo. Por el contrario, hay otro grupo de empresas que tienen claro que, para ellas, el impacto en sus sistemas va a ser pequeño y controlado y que, de hecho, va a suponer una mejora en sus procesos. ¿Qué diferencia hay entre unas empresas y otras? La respuesta es sencilla: el grado de automatización del proceso de cuentas a pagar en el que se encontrarán cuando finalmente comiencen a recibir facturas electrónicas a través de una plataforma, tal y como indica la ley.
Evidentemente, para una empresa que esté realizando todo el tratamiento de las facturas de proveedores de forma manual, la llegada de la factura electrónica supondrá un reto difícil de asumir. Muy probablemente, de hecho, la forma de abordarlo será dejar de lado la factura electrónica y trabajar con la imagen de la factura que le sirve de apoyo, añadiendo más tareas manuales (descarga de facturas, registrar los estados de la factura en la plataforma…) a un proceso, ya de por sí, bastante ineficiente.
En cambio, para una empresa que ya cuenta con una solución automatizada, la llegada de la factura electrónica supondrá solamente tener que ampliar los formatos y soportes de entrada de la factura para poder tratar los nuevos tipos de factura, manteniendo inalterado el resto del proceso. Esta modificación dará pie a una nueva profundización en la automatización del proceso y un aumento así de eficiencia de este como consecuencia de que la calidad del dato será mayor.
Desde ABAST, con las soluciones de automatización del proceso de facturas de proveedores que distribuimos, podemos dar respuesta tanto al primer tipo de empresas, analizando e implementando la solución automatizada que mejor se adapte a sus necesidades, como al del segundo tipo, adaptando su solución automatizada para que pueda incorporar facturas electrónicas.
¿En qué consiste un proceso automatizado de Cuentas a Pagar?
Cuando una empresa recibe una factura de un proveedor, se lanzan una serie de tareas destinadas a la contabilización de la factura y, posteriormente, a su pago. Entre medias, se han desencadenado procesos de registro de la factura, validaciones, chequeos, autorizaciones, etc.
Todas y cada una de esas tareas, que tradicionalmente se realizaban de manera manual, pueden ser automatizadas y, de hecho, el tratamiento de las facturas de proveedores sigue siendo el proceso central para automatizar en la transformación digital de la empresa, aunque este tipo de soluciones específicas comenzaron a comercializarse en España a principios del siglo XXI. Desde entonces, su evolución ha sido constante, no solamente aumentando la ratio de reconocimiento automático, sino tanto añadiendo funcionalidades y facilitando la integración con los ERPs como haciendo más amigable e intuitivo la interfaz para el usuario.
Objetivos de la automatización de Cuentas a Pagar
Cuando una empresa decide automatizar el proceso de facturas de proveedores, busca principalmente dos objetivos:
- La reducción de los gastos asociados al tratamiento de la factura, a través de la mejora de la eficiencia y de la calidad.
- Asegurarse de un mayor control del proceso “end to end”.
Además, la realidad ha demostrado que los beneficios derivados para la empresa van más allá de estos dos objetivos básicos. Por ejemplo, la implementación de una solución automatizada proporciona a la empresa el conocimiento y las herramientas para realizar una reingeniería de determinados procesos internos como los flujos de aprobación de las facturas, facilitando su estandarización y normalización, mejorando así el funcionamiento global de la empresa.
Otro de esos beneficios es preparar a la empresa para la asunción de cambios tecnológicos futuros, haciéndola mucho más sostenible y menos vulnerable a los mismos. La introducción de la factura electrónica será claramente uno de esos cambios tecnológicos.
Implementación de la facturación electrónica con Abast
En ABAST somos especialistas en la implementación de soluciones automatizadas de tratamiento de facturas de proveedores con una trayectoria de más de 20 años en el sector. Nuestra alianza estratégica con el fabricante líder de este tipo de soluciones, Tungsten Automation (anteriormente, KOFAX), nos asegura proporcionar a nuestros clientes las soluciones más extendidas y reconocidas del mercado a la vez que las más innovadoras y competitivas.
Los servicios y soluciones que distribuimos desde ABAST son válidos para cualquier ERP del mercado. Independientemente de que se utilice un ERP de fabricantes como SAP, Oracle, Microsoft, SAGE… Incluyendo desarrollos propios, el proceso de entrada de facturas es automatizable con alguna de las soluciones que podemos proporcionar.
Estas soluciones ya cuentan con capacidades para el tratamiento de cualquier formato de entrada de las facturas (PDFs, papel, etc.), incluyendo la factura electrónica, con lo que, ante la obligatoriedad del uso de la misma que impondrá la ley Crea y Crece, la adaptación para nuevos formatos ya está prevista y tendrá un impacto reducido.
ABAST fue una de las primeras empresas que certificó una solución de automatización de facturas (SCAN_VISIO) en la AEAT, de modo que permitía la destrucción del papel una vez escaneada la factura. De cara a la llegada de la factura electrónica, se ha añadido un nuevo componente a la suite (SCAN_VISIO Invoice Connector) para automatizar la descarga de las facturas electrónicas de los diferentes portales de intercambio, añadiendo nuevo valor a la solución.
Adicionalmente, gracias a nuestro servicio de grabación de facturas (ODAP), podemos resolver los problemas derivados del periodo de convivencia de la factura tradicional (PDF y papel) y de la factura electrónica y hacer que la transición de un escenario a otro sea totalmente transparente para la empresa.
Por otro lado, Tungsten Automation va incorporando todos los avances tecnológicos (Inteligencia Artificial, Machine Learning, Natural Language Processing, etc.) a sus soluciones en un proceso de mejora continua, haciendo que éstas ganen en eficiencia de manera constante.
No esperes para automatizar los procesos
Por último, no hay que olvidar que la llegada de la ley Crea y Crece va a suponer un cambio en la forma en la que las empresas intercambiaremos las facturas. Pero, independientemente del formato y del modo en que recibamos las facturas, éstas tendrán que seguir siendo registradas, validadas, aprobadas, etc. Es decir, una vez recibida la factura, el resto del proceso seguirá siendo el mismo, por lo que automatizar todas estas tareas no solamente supondrá una mejora en la eficiencia y la competitividad, sino que nos permite aprovechar la situación para dejar a nuestra organización preparada para la llegada de la factura electrónica obligatoria.
En resumen, desde ABAST os podemos ayudar a prepararos para dar respuesta a estos retos tanto presentes como futuros. Contacta con nosotros a través de nuestro formulario web mientras esperamos la aprobación del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece y antes de que empecemos a recibir facturas electrónicas, podemos ir avanzando con la automatización del proceso, ganando así eficiencia y preparándonos para ese momento, minimizando el impacto que va a suponer.