Automatización de procesos financieros en SAP

Soluciones Kofax Readsoft

Optimizar procesos financieros como los de cuentas a pagar con soluciones Kofax Readsoft certificadas por SAP le permitirá impulsar la productividad, reducir costes, aumentar la precisión y visibilidad de los datos y mejorar las relaciones con proveedores y clientes. ABAST, en calidad de Kofax Platinum Partner, pone a su disposición sus conocimientos y experiencia en la implantación y puesta en marcha de este tipo de soluciones.

Kofax ReadSoft Process Director

Kofax ReadSoft Process Director™ proporciona una plataforma única para administrar procesos de negocio basados en documentos y solicitudes dentro de su sistema SAP.

Esta plataforma actúa como centro de control para dirigir procesos, de forma que la información pueda cotejarse automáticamente con los datos maestros o con las transacciones de SAP. De este modo es posible detectar rápidamente las discrepancias entre datos y proceder a su corrección antes de que las transacciones finalicen en SAP. ReadSoft Process Director se aloja dentro de SAP, ofreciendo la posibilidad de trabajar con el entorno familiar de SAP o utilizar una interfaz web intuitiva.

Combinado con la solución de captura inteligente ReadSoft Invoices, ReadSoft Process Director forma parte de un paquete de productos que le ayuda a automatizar sus procesos financieros y maximizar su inversión en SAP.

Problemáticas a las que da respuesta

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La escasa visibilidad o control sobre los procesos financieros dificulta la posibilidad de medir la eficacia, gestionar el cash flow y evaluar los riesgos.
Procesar manualmente los documentos y las solicitudes fuera de SAP es lento y proclive a errores.
Arreglar transacciones dentro de SAP es difícil. Resolver errores, como invalidar transacciones de facturación, al final de un proceso en SAP es complicado y requiere mucho tiempo.
La presencia de diversas herramientas de automatización añade una capa de complejidad. Si se usan aplicaciones diferentes para automatizar diferentes procesos de negocio puede provocar que la información no sea consistente, que sea necesario iniciar sesión varias veces y haya que mantener y aprender a usar demasiadas aplicaciones.

Ventajas

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Una única solución para muchos procesos
Los operadores y usuarios de negocio utilizan un único punto de entrada para llevar a cabo muchas tareas diferentes, y lograr un mayor control y transparencia con una visión general de todos los procesos.
Detecta y resuelve los errores rápidamente
Ahorre tiempo y esfuerzo resolviendo los problemas en una etapa temprana del proceso.
Mayor sencillez igual a mayor productividad
Gestione fácilmente procesos que son engorrosos en el estándar SAP y libere tiempo para que su personal pueda centrarse en tareas más gratificantes, como evaluaciones y seguimientos de los procesos.
Fácil de usar para usuarios y no usuarios de SAP
La capacidad para utilizar una interfaz web intuitiva o trabajar en su entorno familiar de SAP acelera la adopción por parte de los usuarios, lo que desemboca en un mejor cumplimiento de la política y los procedimientos de la compañía.
Solución preconfigurada con coste total de propiedad reducido
Aproveche su infraestructura de SAP existente para lograr una rápida implementación sin necesidad de modificar SAP, minimizando las necesidades de formación y soporte.

Características de la solución

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Plataforma única
Automatice los procesos de forma unificada desde la compra hasta el pago, desde el pedido hasta el cobro, desde el registro hasta el informe final, así como todos los procesos intermedios, con asistencia para integrarlos con múltiples usos de SAP.
Gestión de documentos extensible
Acceda a contenidos indexados procedentes de sistemas de gestión de contenidos en relación con el proceso de negocio.
Conecte contenido dentro de SAP
Archive y enlace documentos adjuntos, como imágenes digitalizadas, con cualquier repositorio de contenidos compatible con ArchiveLink.
Configuración sencilla
Gestione sus procesos específicos con una lógica predefinida para dirigir procesos basados en documentos e impulsados por solicitudes.
Estrecha integración con SAP
Como plataforma certificada por SAP, Process Director reutiliza la infraestructura, las interfaces estándar y la lógica de SAP ya existentes.

Caso de éxito

Lee este caso de éxito de un proyecto de automatización de la gestión de facturas de proveedores y procesos de cuentas a pagar en entorno SAP llevado a cabo por ABAST con soluciones Kofax.

Kofax ReadSoft Invoices

Kofax ReadSoft Invoices™ es una plataforma de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y captura de datos que automatiza la digitalización, interpretación y archivo de datos de facturas. Tanto si estas facturas están en papel como en formato electrónico, ReadSoft Invoices extrae y valida la información de forma inteligente, siguiendo unas reglas predefinidas. Los datos extraídos se transfieren a los sistemas de su empresa, desde donde se puede acceder a ellos durante todo el proceso financiero.

Problemáticas a las que da respuesta

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La falta de visibilidad reduce el control
Sin una única visión de todas las facturas, los documentos se extravían, lo que provoca pagos duplicados.
Las tareas manuales ralentizan el procesamiento
Cuando el proceso es manual, los errores en la entrada de datos y en el cotejo de sumas y líneas de artículos son habituales y retrasan las aprobaciones de los pagos.
Los retrasos en la introducción de los datos en el ERP hace que tengamos una visión incompleta de la situación financiera
Las unidades de negocio no disponen de información actualizada y los directores financieros tienen que adivinar cuánto dinero necesitan para cubrir los pagos a corto plazo.
La clasificación manual alarga el plazo de procesamiento
Para organizaciones con varios conjuntos de reglas de negocio, la clasificación también contribuye a los retrasos y los errores.

Ventajas

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Libera al personal para que puedan realizar tareas con valor añadido
Eliminar la labor de entrada de datos aumenta la productividad y permite al personal ocuparse de tareas más estratégicas.
Fortalece las relaciones con proveedores
La información actualizada aumenta los pagos a tiempo y mejora la comunicación.
Mejora las estimaciones financieras
Un procesamiento más veloz y una integración fluida con su ERP proporcionan una visión más precisa de las compras y permiten una mejor gestión de tesorería.
Pista de auditoría y visibilidad integrales
Garantiza el cumplimiento de la normativa y mejora el control al disponer de acceso transparente al proceso de facturación.

Características de la solución

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Procesamiento directo
Las facturas se transfieren automáticamente a Process Director o a otras aplicaciones financieras.
Base de datos de procesamiento de conocimientos adaptativa que aprende sola
Mejora continuamente en velocidad y precisión a medida que aprende a localizar los datos en una factura, ofreciendo más valor con el paso del tiempo.
Clasificación automática
Compara con datos importados de SAP para determinar el tipo de factura−gasto general o pedido de compra; factura o nota de crédito
Validación y cotejo del pedido de compra
Valida automáticamente sumas e importes fiscales, y coteja facturas con pedidos de compra.
Captura de datos por líneas de artículos
Reconoce los datos de la línea de artículo, incluso aunque difiera la longitud de las líneas, no estén espaciadas simétricamente o procedan de una factura con varias páginas.
Soporte integrado para variaciones regionales
Entre las configuraciones específicas por país se incluyen tipos fiscales, formatos de datos, divisas y conjuntos de caracteres.
Integración certificada con SAP