Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores
El elevado coste de una Gestión de Facturas de Proveedores manual
Automatización de la Gestión de Facturas de Proveedores
El pago a un proveedor requiere la introducción de los datos de la factura, su codificación, verificación, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Se trata de un proceso que realizado de forma manual puede durar días o incluso semanas y que supone costes adicionales desde el momento en que se reciben las facturas. Además la entrada manual de dichos datos en el sistema puede dar lugar a errores desde el primer momento.
Apostar por las soluciones basadas en la tecnología de captura automática de datos y workflow de procesos, puede suponer una diferencia sustancial en la cuenta de resultados teniendo en cuenta además que este tipo de soluciones están diseñadas para integrarse fácil y directamente con el ERP de su empresa.
Le podemos ayudar a:
- Facilitar la revisión de las facturas de proveedor mediante un circuito de aprobación digital sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen para su aprobación y sin introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento y enviados y/o contabilizados en su ERP.
- Capturar los albaranes de entrega, reconociendo datos como el nº e expedición o cliente y conservando la imagen del documento con la firma y sello del receptor, facilitando la consulta por parte de los clientes de estos documentos vía web.
- Extraer los datos escritos a mano, a máquina, en código de barras o mediante marcas, en formularios variados como son los partes de trabajo, pedidos de clientes, albaranes, encuestas, examenes, …
- Digitalizar documentos e indexarlos de forma automática para facilitar su búsqueda y consulta, ahorrando los costes del proceso tradicional de archivo y consulta.
- Conservar copias en formato digital de documentos altamente trascendentales que en caso de pérdida o deterioro podrían representar un importante inconveniente para la empresa (contratos, escrituras, avales, …)
Nuestra solución: SCAN_VISIO eFactura
- Controlar de forma detallada el estado de cualquiera de las Facturas de Proveedores recibidas (quién la tiene, quién la aprueba, cuántas facturas hay circulando, cual es la previsión de tesorería…)
- Disponer de un historial completo de todo el proceso y la posibilidad de ver la imagen de la Factura en todo momento y lugar.
- Ahorrar espacio y tiempo de clasificación, consulta, archivo, evitando extravíos y pérdidas.
- Conservación de las facturas a largo plazo
- Rapidez en la gestión y el acceso.
Gestión Electrónica Certificada de Facturas de Proveedores
Pasos
1. Captura y reconocimiento de datos de la factura
Desde el puesto de digitalización la factura en papel se transforma en un documento electrónico a través de un simple click. SCAN_VISIO eCapture es capaz además de reconocer de forma inteligente y automatizada todos los datos de la factura mediante el “plug in” OCR añadiendo a su vez la firma digital avanzada del documento (si así se requiere). También trata y captura los datos de Facturas recibidas ya en formato electrónico como son Facturas en PDF o XML formato Facturae.
2. Indexación y archivo electrónico
El documento electrónico generado es archivado para que en el futuro pueda ser consultado fácilmente a través de la aplicación SCAN_VISIO Web Viewer. Desde el propio ERP del cliente se puede acceder a las imágenes de estas facturas utilizando conectores Apiweb.
3. Workflow de verificación y aprobación de la factura
Al documento Factura se le añade durante el proceso de aprobación información de los datos relacionados al expediente, como albaranes y datos contables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permite gestionar el flujo de verificación y aprobación de la factura de forma totalmente electrónica a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables.
4. Contabilización en el ERP
Una vez realizado todo el proceso de verificación y aprobación se traspasan los datos contables al área financiera del ERP o Sistema Financiero del Cliente.
Las Facturas de Proveedores son recibidas por diferentes medios (papel, email, PDF, XML, Facturae…) SCAN_VISIO eFactura resuelve desde la digitalización, la extracción de datos del documento, el workflow de aprobación, la integración con el Sistema Financiero del Cliente y el archivo digital de las mismas según la orden EHA/962/2007.
Soluciones para la gestión de facturas
SCAN_VISIO SaaS
SCAN_VISIO SaaS es una solución cloud en modalidad de pago por uso que le permite automatizar sus procesos relacionados con Facturas de Proveedores / Cuentas a Pagar. El sistema extrae, interpreta y valida automáticamente la información de la Factura, y proporciona una interfaz intuitiva para verificar la exactitud de los datos extraídos para finalmente exportarlos a su sistema ERP y guardar las facturas en un repositorio en la nube donde después pueden ser fácilmente consultadas.
Automatización de procesos financieros en SAP
Optimizar procesos financieros como los de cuentas a pagar con soluciones Kofax Readsoft certificadas por SAP le permitirá impulsar la productividad, reducir costes, aumentar la precisión y visibilidad de los datos y mejorar las relaciones con proveedores y clientes.
SCAN_VISIO eDocument Suite
ABAST ha desarrollado SCAN_VISIO eDocument Suite, una solución avanzada y completa para la gestión Electrónica de Documentos que le permite gestionar y clasificar sus documentos de papel u ofimáticos en formato y archivo digital.
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)
Gestionar de forma manual la información contenida en las Facturas de Proveedores que llegan a nuestras organizaciones supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. ABAST le ofrece ODAP, un servicio externalizado BPO para procesar sus Facturas de Proveedores y sus Cuentas a Pagar.
Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores
La gestión manual de las Facturas que llegan o nuestras organizaciones supone una elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. Nuestra solución para digitalización y archivo, certificada por la AEAT, permite automatizar este proceso y conseguir un ahorro de costes de hasta un 65%.
Emisión de Factura Electrónica a Empresas y Administración Pública
La factura electrónica es la representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico con idéntico valor legal a éste. Actualmente se permite el envío de facturas en formato electrónico sin necesidad de firma.