La Dirección de Servicios de Barcelona Informació, del Ayuntamiento de Barcelona, que se ha caracterizado siempre por su actitud innovadora y renovadora, se planteó la necesidad de implantar una solución para gestionar y simplificar el tratamiento del sistema documental de su sistema de calidad.
Después de haber implantado Q-Doc, la solución de gestión documental de Abast Solutions, ha cubierto sus objetivos de manejar, controlar y distribuir la documentación de manera fácil y eficaz.
El proyecto
Para agilizar sus tareas administrativas y centralizar la documentación, Barcelona Informació ha decidido implantar Q-Doc, una herramienta basada en tecnología Lotus Notes. Entre otras cosas, le permite archivar en una base de datos documental todos sus manuales, procedimientos, instrucciones y registros. Además distribuye la información automáticamente y facilita el acceso a los documentos a toda la organización. Otra de las características de Q-Doc es que es una herramienta que permite la integración en el sistema de cualquier nuevo módulo o adaptación que se requiera.
La solución
Como solución de gestión documental, Q-Doc posibilita:
- Almacenar de forma estructurada y ordenada la documentación.
- Reducir el tiempo invertido en la gestión de la documentación y en tareas administrativas.
- Distribuir de manera electrónica e inmediata toda la documentación publicada.
- Controlar los movimientos de todos los documentos, y conseguir así una gran fiabilidad y seguridad.
- Que las modificaciones realizadas dentro de los registros finales se puedan recuperar.
- Limitar el acceso a la documentación según el perfil del usuario.
- El acceso mediante navegador web en entorno Internet/Intranet.
- Enlaces abiertos con otras aplicaciones en funcionamiento en la organización.
Beneficios y resultados
Barcelona Informació escogió Q-Doc como sistema de gestión documental ya que está diseñado para entornos Lotus Notes y resuelve todas las necesidades requeridas por su departamento de Calidad.Después de implantar Q-Doc, la Dirección de Servicios de “Barcelona Informació” ha conseguido, entre otras cosas:
- Integrar todas las normativas en un único sistema de gestión documental.
- Eliminar notablemente el uso del papel.
- Revisar y aprobar los documentos mediante firma electrónica.
- Acceder fácilmente a las normativas, evitando el tratamiento de documentos obsoletos.
