La tecnología Kofax/Readsoft y los servicios de ABAST han sido claves para implementar una solución de digitalización y automatización de la gestión de facturas integrada con SAP que ha permitido al grupo Velatia optimizar sus procesos administrativos y centralizar la gestión de facturas de proveedores de sus empresas a nivel internacional, con un aumento de la eficiencia y un importante ahorro de costes.
Descripción general
Velatia es un grupo multisociedad formado por más de 50 compañías de varios sectores: red eléctrica, electrónica y telecomunicaciones, aeronáutica, ingeniería y construcción, etc. La principal empresa del grupo es Ormazabal, que diseña, fabrica y distribuye soluciones para el transporte, transformación y distribución de la electricidad. El grupo cuenta con más de 50 centros de trabajo repartidos en 19 países, y un centro de servicios compartidos en Derio (Bizkaia) para dar soporte a los procesos administrativos.
En un inicio las empresas que forman el grupo tenían procesos administrativos muy dispares y no muy eficientes. Se realizó un estudio con el objetivo de abordar la eficiencia y homogenización de los procesos administrativos, primero en España y posteriormente a nivel global.
Uno de los casos más claros de mejora era el proceso de Cuentas a Pagar, en el que se detectaron diferentes problemáticas. Gestionaban un gran volumen de facturas, y la mayoría se recibían en los centros de trabajo y en formato de papel físico. Se requería una validación para la aprobación de la factura, normalmente de doble firma, lo que dilataba en el tiempo el proceso de aprobación, contabilización y pago de las facturas. Se acumulaba un gran volumen de facturas sin validar en periodos vacacionales y se sufría el efecto “fin de año”, cuando aparecían facturas retenidas por los aprobadores que no habían sido gestionadas, con las consiguientes quejas de los proveedores.
Para limitar el impacto de estas problemáticas se decidió iniciar un proyecto que abordaría la digitalización del proceso y que debía contemplar, como puntos clave, la digitalización certificada de las facturas, la accesibilidad desde el ERP (SAP) a las mismas, los workflows de aprobación y la contabilización de la factura desde la propia digitalización.
Después de varios intentos fallidos con otras soluciones, finalmente se implantaron las soluciones Invoices y Process Director de Readsoft (actualmente Kofax). En el proyecto participó personal de Servicios Profesionales de Readsoft que actualmente forman parte del equipo de ABAST.
¿Qué incluye la solución?
La solución, desplegada inicialmente en España, incluyó:
- Digitalización mediante escaneo OCR de las facturas en papel e identificación de campos clave.
- Tratamiento de facturas en formato PDF con identificación de campos clave.
- Verificación, depuración y corrección manual, si es necesario, de la información captada en los campos clave. Se reducen los errores mediante la grabación de plantillas de facturas de proveedores y el proceso de verificación se subcontrata.
- Catalogación de facturas según si tienen pedido o no para un tratamiento diferenciado. Si tienen pedido se contrastan los datos y si coinciden se concilian y contabilizan automáticamente. Si no tienen se lanza un proceso de aprobación.
- Lanzamiento de workflows para resolución de incidencias en casos de facturas con pedido en los que no se ha recibido el pedido o los datos de pedido y factura no coinciden. Esto se hace con una transacción integrada con SAP.
- Lanzamiento de workflow de aprobaciones para facturas sin pedido. Normalmente un mínimo de 2 aprobadores, la persona que realiza el pedido y su superior, aunque dependiendo del importe pueden ser más. Hay definido un sistema de árbol de aprobaciones para determinar el circuito. Este proceso se lanza también con una transacción integrada con SAP o a través de web para usuarios que no usan SAP.
- El sistema permite que el usuario depurador/aprobador tenga visibilidad de las acciones pendientes, y que desde Contabilidad puedan consultar en cualquier momento el estado de las facturas. Un sistema de alertas avisa también a los usuarios de las acciones pendientes por realizar.
- En caso de vacaciones o baja temporal, un usuario pude asignar a un sustituto para que realice de forma transitoria sus funciones de corrector/aprobador.
El alcance inicial de la solución se circunscribió a las empresas de Velatia en España, pero desde 2017 se está llevando un proceso de internacionalización que ha permitido hacerla ya extensible también a Portugal, Francia y Alemania. Para este proceso de internacionalización de la solución, Velatia ha contado con ABAST como partner que le ha acompañado en todo el proyecto.
Beneficios
Gracias a la solución implementada con las soluciones de Kofax se ha podido centralizar las gestiones administrativas de Cuentas a Pagar y Contabilidad General en el centro administrativo que Velatia tiene en Bizkaia. Éste, además de a las empresas del grupo en España, ha pasado a dar servicio también a las de Portugal, Francia y Alemania, países en los que se han eliminado los recursos administrativos in-situ. La recepción de las facturas en papel se realiza en las oficinas centrales de cada país y la digitalización se realiza en el punto de recepción. Desde el centro administrativo de Derio se lanzan los workflows de incidencias o aprobación, procesos que se extienden por los centros de trabajos de los diferentes países, pero que se controlan de forma centralizada desde Derio. En el caso de Alemania, la solución de Kofax se ha tenido que integrar además de con SAP con un gestor documental local (D3), de manera que desde una digitalización única de la factura se procede a propagar la copia digital de la misma en los 3 sistemas y es accesible desde todos ellos para el usuario.
Documentos
Caso de éxito GRUPO VELATIA (PDF)
Descargue en formato PDF el folleto sobre el caso de éxito de Velatia
